第一节 建立组织架构
采购过程实际上是一个服务的过程。一方面，在采购过程中要着眼于长远利益，为供应商提供力所能及的服务；另一方面，对企业内部来说，采购要为企业经营服务。这就要求餐饮企业必须组建一个规范化的采购部门。
一、采购部门的组织架构
组织架构是企业的流程运转、部门设置及职能规划等最基本的结构依据。不同规模的餐饮企业，其采购部门的设置也有所不同，有些企业的采购部隶属于财务部，有的则是单独的一个部门，其组织架构如图2-1所示。
图2-1 采购部门组织架构
任何一个组织架构要反映汇报关系，要反映每个框是一个职位，而不是部门。一是要明确反映出岗位和岗位间的关系；二是要反映出岗位和岗位是如何组合的，是如何组成团队的；三是要在这个图上看出大概的层级关系，分为几个层面。
二、采购部部门职责
餐饮企业采购部门的职责，具体如图2-2所示。
图2-2 采购部部门职责
三、采购部与其他部门的关系
采购业务牵涉的范围广、涉及的部门多，因此采购部门要想使采购业务顺利进行并获得良好的工作绩效，除了本部门人员努力工作外，还需餐饮企业内部有关部门密切配合。
1.与管理部门的关系
采购部门的工作对餐饮业成本节省会起到很大贡献，对餐饮业其他各部门的正常运行也有至关重要的作用。为使采购功能得到最好发挥，管理部门应重视与采购部门的横向联系，应负责制定规范采购制度，同时制订好采购人员培训计划等。
在与管理部门的协调中，采购部门应将通过与供应商接触所得到的市场信息提供给管理部门作为经营的依据和参考，而管理部门应将税费结构、行业政策和新闻等信息传达给采购部门。
2.与厨房的关系
厨房生产的原料是由采购部提供的，采购部门的采购计划制订必须有厨房的参与配合，因此，采购部门与厨房保持着密切联系，具体表现如图2-3所示。
图2-3 采购部与厨房关系的表现
3.与财务部的关系
采购预算是餐饮企业资金需求最主要的部分，若无良好的财务计划，采购工作将无法顺利进行。因此，采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率的价差、付款条件与额度等方面做好协调工作。
4.与餐饮部门的关系
采购部门与餐饮部门的关系如图2-4所示。
图2-4 采购部门与餐饮部门的关系
5.与公关部门的关系
采购人员作为餐饮业中最经常与外界接触的人员，某种意义上甚至可以说，他们本身就是公关人员。所以，采购人员的行动会影响到供应商及其他人士对餐饮企业的态度和看法。在设有公关部门的餐饮企业，采购人员应积极与之合作，通过采购任务的执行，树立自己公司的良好形象，并可产生良性循环，使日后的采购活动更加顺利。